Tiêu chuẩn đặt tên và triển khai cổng thông tin điện tử

Thành phố và Quận San Francisco (Thành phố) mong muốn phục vụ công chúng bằng các trang web đáng tin cậy, nhất quán, an toàn và bảo mật, bất kể thuộc bộ phận hay dịch vụ nào. Để đạt được mục tiêu này, chính sách này chuẩn hóa và thống nhất các tiêu chuẩn đặt tên và triển khai cổng thông tin.

Chính sách này thiết lập các hướng dẫn và thủ tục cho việc tạo lập, quản lý và điều hành các cổng thông tin cung cấp dịch vụ cho công chúng của Thành phố và Quận San Francisco. Chính sách này hỗ trợ việc tuân thủ Dự luật số 1637 của Quốc hội California (2023-2024) , Hiến chương của Thành phố và Quận San Francisco, cũng như chính sách đăng ký và quản lý tên miền và Tiêu chuẩn tên miền phụ của Thành phố, đồng thời đảm bảo sự hiện diện kỹ thuật số nhất quán, an toàn và thân thiện với người dùng.

Các yêu cầu trong chính sách này áp dụng cho tất cả các cổng thông tin do Thành phố và Quận San Francisco, các sở ban ngành và ủy ban của Thành phố vận hành hoặc quản lý. Các quan chức được bầu, nhân viên, tư vấn viên và nhà cung cấp làm việc thay mặt Thành phố đều phải tuân thủ chính sách này.

Cổng thông tin là một ứng dụng web hoặc trang web độc lập, mục đích chính là thực hiện các giao dịch: thanh toán, đăng ký, yêu cầu hoặc đơn xin; kiểm tra trạng thái của một trường hợp hoặc yêu cầu; hoặc thực hiện các tìm kiếm phức tạp.

Có hai loại cổng thông tin: cổng thông tin tùy chỉnh và cổng thông tin SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ).

Cổng thông tin tùy chỉnh

Cổng thông tin tùy chỉnh được phát triển độc quyền cho Thành phố và Quận San Francisco bởi nhân viên nội bộ hoặc nhà cung cấp dịch vụ thiết kế-xây dựng. Nó có thể được lưu trữ tại chỗ, trong môi trường điện toán đám mây của Sở Công nghệ hoặc bởi một nhà cung cấp. Các cổng thông tin tùy chỉnh trước đây thường sử dụng URL duy nhất hoặc URL dạng xyz.sfgov.org.

Ví dụ về các cổng thông tin tùy chỉnh:

• housing.sfgov.org (được xây dựng bởi nhân viên Thành phố)
• careers.sf.gov (do nhân viên Thành phố xây dựng)
• pay.sfgov.org (được xây dựng bởi nhà cung cấp)
• sfcitypartner.sfgov.org (được xây dựng bởi nhà cung cấp)

Cổng thông tin SaaS

Cổng thông tin SaaS sử dụng các chức năng thương mại tiêu chuẩn được lưu trữ và bảo trì bởi một công ty sản phẩm phần mềm, và có sẵn cho các khu vực pháp lý khác hoặc người dùng thuộc khu vực tư nhân. Theo truyền thống, các cổng thông tin SaaS sử dụng URL của sản phẩm phần mềm, với một chỉ báo cho biết phiên bản đó thuộc về San Francisco (ví dụ: sf.company.com hoặc company.com/sanfrancisco).

Ví dụ về các cổng thông tin SaaS:

• data.sfgov.org
• sanfrancisco.nextrequest.com
• Sfpl.bibliocommons.com
• apm.activecommunities.com/sfrecpark

Cổng thông tin tùy chỉnh

Các cổng thông tin tùy chỉnh phải có tên cấp ba rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu bằng tiếng Anh, mô tả mục đích của chúng. Tên này phải được thêm vào tên miền .gov chính thức thích hợp dưới dạng tên miền phụ cấp ba (ví dụ: purpose.sf.gov, purpose.sfpuc.gov, purpose.sfmta.gov).

Các yêu cầu sau đây áp dụng cho tất cả các tên cổng thông tin tùy chỉnh:

• Tên gọi phải rõ ràng, ngắn gọn và mô tả đúng nội dung hoặc dịch vụ.
• Nên tránh sử dụng từ viết tắt hoặc chữ viết tắt trừ khi được công chúng biết đến rộng rãi.
• Tên miền không được chứa "SF" hoặc "San Francisco" (ví dụ: sử dụng permits.sf.gov, chứ không phải sfpermits.sf.gov)
• Tên phải tuân theo quy tắc chính tả tiếng Anh Mỹ.
• Tên phải viết thường và chỉ chứa các ký tự chữ và số.
• Dấu gạch ngang có thể được sử dụng khi cần thiết để làm rõ nghĩa, nhưng nên hạn chế tối đa.

Theo yêu cầu của Tiêu chuẩn Tên miền phụ, chủ sở hữu các cổng thông tin kết nối với SF.gov phải tham khảo ý kiến ​​của Dịch vụ Kỹ thuật số và Bộ Công nghệ về việc đặt tên cổng thông tin để đảm bảo tính rõ ràng và tránh trùng lặp. Một tiêu chuẩn tương tự cũng được khuyến nghị cho chủ sở hữu của sfpuc.gov, sfmta.gov và sfo.gov.

Tất cả các cổng thông tin tùy chỉnh phải được đánh dấu rõ ràng là trang web chính thức của Thành phố và Quận San Francisco trên chính cổng thông tin đó.

Cổng thông tin SaaS

Các cổng thông tin SaaS nên sử dụng "sanfrancisco" hoặc "sf" trong tên miền phụ cấp hai hoặc cấp ba, tuân theo quy ước đặt tên của nhà cung cấp SaaS. Ví dụ: sanfrancisco.nextrequest.com hoặc mychart.sfdph.org.

Các phòng ban phải tránh sử dụng "sf" ở những nơi có thể gây nhầm lẫn, ví dụ như khi các tổ chức khác cũng sử dụng cùng một từ viết tắt trên cùng một nền tảng.

Khi nhiều phòng ban của Thành phố sử dụng cùng một sản phẩm SaaS, mỗi phòng ban cần bao gồm cả "sanfrancisco" (hoặc "sf") và mã định danh của phòng ban trong URL phiên bản của mình, tuân theo quy ước đặt tên của nhà cung cấp (ví dụ: sfhsa.box.com hoặc sfdph.box.com). Các phòng ban phải phối hợp với COIT và Dịch vụ Kỹ thuật số khi triển khai sản phẩm SaaS mà một phòng ban khác của Thành phố đang sử dụng, để đảm bảo tính nhất quán về tên gọi giữa các phiên bản.

Các cổng thông tin SaaS phải cung cấp các chỉ báo rõ ràng về trạng thái chính thức của chúng bất cứ khi nào có thể. Các chỉ báo được chấp nhận bao gồm:

• Một liên kết chéo trong cổng thông tin đến trang web chính thức của Thành phố (.gov).
• Sử dụng nhất quán các con dấu chính thức của Thành phố và logo của các sở ban ngành.

Các phòng ban triển khai cổng thông tin tùy chỉnh mới phải tuân theo quy trình đăng ký tên miền phụ được quy định trong Tiêu chuẩn Tên miền phụ. Điều này bao gồm việc gửi yêu cầu chính thức đến Bộ phận Dịch vụ Kỹ thuật số và Bộ phận Công nghệ, trong đó nêu rõ:

• Tên cổng thông tin được đề xuất
• Lý do kinh doanh giải thích các tiêu chí đủ điều kiện
• Chiến lược nội dung và kỹ thuật, nếu có.
• Kế hoạch tuân thủ DAIS
• Người chịu trách nhiệm về kỹ thuật và nội dung được chỉ định
• Lịch trình phát triển và ra mắt

Các phòng ban triển khai cổng thông tin SaaS mới phải thông báo cho Bộ phận Dịch vụ Kỹ thuật số và COIT để đảm bảo cổng thông tin được thêm vào danh sách cổng thông tin công cộng và phối hợp đặt tên nếu phòng ban khác sử dụng cùng nền tảng.

Thời hạn xem xét và thủ tục kháng nghị tuân theo quy định trong Tiêu chuẩn Tên miền phụ. Các phòng ban có yêu cầu bị từ chối có thể kháng nghị lên Giám đốc COIT trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo bằng cách gửi email đến coit.staff@sfgov.org.

Mỗi cổng thông tin phải có người chịu trách nhiệm về kỹ thuật và nội dung được chỉ định trong bộ phận tương ứng. Người chịu trách nhiệm có nhiệm vụ duy trì sự tuân thủ tiêu chuẩn này và tất cả các chính sách liên quan của Thành phố, và phải tự chứng nhận thường xuyên.

Các cổng thông tin được phát hiện không tuân thủ tiêu chuẩn này, bao gồm các cổng thông tin không được liệt kê, đặt tên không chính xác hoặc thiếu nhãn chính thức phù hợp, có thể phải khắc phục. Các cổng thông tin không được sử dụng hoặc bảo trì tích cực có thể được khuyến nghị ngừng hoạt động theo Tiêu chuẩn Miền.

COIT và Dịch vụ Kỹ thuật số sẽ định kỳ xem xét tiêu chuẩn này để đảm bảo nó luôn phù hợp với luật pháp tiểu bang, chính sách của Thành phố và các thông lệ tốt nhất trong chính phủ điện tử đang phát triển.

Cũng như tất cả các trang web khác của Thành phố, các cổng thông tin phải đáp ứng Tiêu chuẩn về Khả năng tiếp cận và Hòa nhập Kỹ thuật số (DAIS) cho tất cả các trang không yêu cầu đăng nhập. Yêu cầu này áp dụng không chỉ khi ra mắt ban đầu mà còn cho bất kỳ bản cập nhật hoặc nâng cấp nào sau này.

Đối với các cổng thông tin tùy chỉnh, bộ phận này chịu trách nhiệm đảm bảo tuân thủ DAIS cùng với bất kỳ nhà cung cấp nào được ký hợp đồng.

Đối với các cổng thông tin SaaS, trách nhiệm này chủ yếu thuộc về nhà cung cấp SaaS và phải được quy định rõ trong các điều khoản của hợp đồng.

Các phòng ban phải cung cấp cho Bộ phận Dịch vụ Kỹ thuật số danh sách các cổng thông tin hiện có của họ trong vòng 90 ngày kể từ khi chính sách này được thông qua tại COIT. Các phòng ban phải cung cấp thông tin này:

• URL cổng thông tin
• Loại cổng thông tin (SaaS hoặc tùy chỉnh)
• Một đoạn mô tả 1-2 câu, phù hợp để dịch sang các ngôn ngữ trung gian, về đối tượng sử dụng và chức năng của cổng thông tin này.
• Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm

Bộ phận Dịch vụ Kỹ thuật số sẽ tạo và duy trì danh sách công khai các cổng thông tin của Thành phố trên SF.gov. Khi các cổng thông tin SaaS hoặc cổng thông tin tùy chỉnh mới được tạo ra, chủ sở hữu phải thông báo cho Bộ phận Dịch vụ Kỹ thuật số để danh sách công khai được cập nhật.

Xem Chính sách Đăng ký và Quản lý Tên miền để biết thêm chi tiết về Vai trò và Trách nhiệm.

• Cổng thông tin: Một ứng dụng web hoặc trang web độc lập mà mục đích chính là thực hiện các giao dịch — gửi thanh toán, đăng ký, yêu cầu hoặc đơn đăng ký; kiểm tra trạng thái; hoặc thực hiện các tìm kiếm phức tạp.
• Cổng thông tin tùy chỉnh: Một cổng thông tin được phát triển độc quyền cho Thành phố và Quận San Francisco bởi nhân viên nội bộ hoặc nhà cung cấp thiết kế-xây dựng, được lưu trữ tại chỗ, trên đám mây của DT hoặc bởi một nhà cung cấp khác.
• Cổng thông tin SaaS: Một cổng thông tin sử dụng các chức năng phần mềm thương mại tiêu chuẩn, được lưu trữ và bảo trì bởi một công ty sản phẩm phần mềm, có sẵn cho các khu vực pháp lý khác hoặc người dùng thuộc khu vực tư nhân.
• Ngôn ngữ ngưỡng: Các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh được sử dụng bởi một phần đáng kể dân số San Francisco, theo định nghĩa của Quy định về Tiếp cận Ngôn ngữ của Thành phố.
• SF.gov: Tên miền gốc chính thức của Thành phố và Quận San Francisco, được quản lý bởi nhóm Mạng lưới thuộc Sở Công nghệ. www.SF.gov là trang web trung tâm của Thành phố, được xây dựng và duy trì bởi Dịch vụ Kỹ thuật số.

• Dự luật số 1637 của Quốc hội bang California (2023–2024)
• Hiến chương của Thành phố và Quận San Francisco
• Chính sách đăng ký và quản lý tên miền (được thông qua bởi PRB 2024; COIT 2025)
• Tiêu chuẩn tên miền phụ (được thông qua bởi PRB 2025; COIT 2026)
• Tiêu chuẩn về khả năng tiếp cận và hòa nhập kỹ thuật số (DAIS)