Chính sách và quy trình hợp đồng và mua sắm của HSH - Chính sách chi phí gián tiếp

HSH tuân thủ Hướng dẫn về Phân loại Chi phí trong Hợp đồng và Tài trợ Phi lợi nhuận của Thành phố và Quận San Francisco . Những hướng dẫn này cung cấp định hướng thống nhất về các chi phí trực tiếp và gián tiếp được phép và không được phép đủ điều kiện nhận tài trợ từ Thành phố, bao gồm tiền lương, phúc lợi bổ sung và mức phí tối thiểu.

Theo tiêu chuẩn liên bang, Văn phòng Kiểm toán định nghĩa chi phí gián tiếp là những chi phí phát sinh cho các mục tiêu chung hoặc phối hợp mà không thể dễ dàng quy cho một mục tiêu chi phí cuối cùng cụ thể. Những chi phí này mang tính chất tổ chức và không thể trực tiếp phân bổ cho một chương trình hoặc hợp đồng cụ thể.

Các đơn vị nhận tài trợ và nhà thầu được yêu cầu:

• Tuân thủ các hướng dẫn của Kế toán trưởng khi phân biệt giữa chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp;
• Hãy xây dựng một kế hoạch phân bổ chi phí hợp lý, dựa trên phương pháp luận được ghi chép lại, áp dụng nhất quán và cập nhật hàng năm bằng cách sử dụng báo cáo tài chính đã được kiểm toán;
• Nộp kế hoạch phân bổ chi phí của cơ quan hoặc tỷ lệ chi phí gián tiếp được liên bang phê duyệt trong quá trình đàm phán hợp đồng cho các thỏa thuận mới; và
• Thông báo cho HSH về bất kỳ thay đổi nào sau đó đối với tỷ lệ hoặc phương pháp đã được phê duyệt.

HSH áp dụng mức chi phí gián tiếp tối đa là 15% cho các hợp đồng của mình.

Áp dụng tỷ lệ chi phí gián tiếp

HSH hoàn trả chi phí gián tiếp lên đến 15% chi phí trực tiếp theo ngân sách trong các thỏa thuận hàng năm với các đơn vị nhận tài trợ và nhà thầu. Tuy nhiên, mức chi phí gián tiếp không áp dụng cho các khoản chi phí sau:

• Các khoản tiền hỗ trợ trực tiếp cho người thuê nhà hoặc người tham gia (ví dụ: hỗ trợ tiền thuê nhà, trợ cấp, tiền đặt cọc);
• Đồ nội thất, vật dụng và trang thiết bị phục vụ cho các chương trình;
• Phí đại lý tài chính do bên nhận tài trợ hoặc nhà thầu tính;
• • Chi phí đầu tư vốn; và
• • Các khoản thanh toán tiền thuê đất cho các khu đất cho thuê dài hạn hoặc các khoản phí bất động sản khác.

Dịch vụ thuê ngoài

Các dịch vụ thuê ngoài được phép tính là chi phí trực tiếp khi cần thiết để hỗ trợ mục tiêu thực hiện cuối cùng của chương trình. Bên nhận tài trợ chính hoặc nhà thầu có thể áp dụng tỷ lệ chi phí gián tiếp của mình cho 50.000 đô la đầu tiên trong tổng chi phí thuê ngoài được bao gồm trong ngân sách hợp đồng HSH đã được phê duyệt. Bất kỳ chi phí thuê ngoài nào vượt quá 50.000 đô la phải được loại trừ khỏi tính toán chi phí gián tiếp.

Những ví dụ này nhằm mục đích cung cấp hướng dẫn cho các đơn vị nhận tài trợ và nhà thầu của HSH, nhưng không phải là danh sách đầy đủ. Các tổ chức nên tham khảo ý kiến ​​chuyên viên phân tích hợp đồng HSH nếu không chắc chắn liệu tỷ lệ chi phí gián tiếp có thể được áp dụng cho một khoản chi phí ngân sách hợp đồng HSH cụ thể hay không.

Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn nguồn tài trợ

Theo hướng dẫn của Văn phòng Kiểm toán, HSH có quyền thiết lập mức phí gián tiếp thống nhất được sử dụng cho tất cả các thỏa thuận được tài trợ từ Quỹ Chung. Mức phí này cũng có thể được áp dụng cho các nguồn tài trợ địa phương khác, trừ khi có quy định khác trong luật hiện hành. Đối với các nguồn tài trợ từ tiểu bang và liên bang, HSH sẽ xác minh tính hợp lệ của chi phí gián tiếp với bên tài trợ tương ứng.