資料管理政策

目的和範圍

管理收集、儲存、處理和共享資料的系統是政府高效運作和提供服務的關鍵。當政府業務涉及多個部門時，這一點尤其重要。良好的資料管理帶來許多好處：

• 確保數據可靠且安全
• 實現部門之間的無縫集成
• 釋放快速部署服務的能力
• 透過現代工具提高員工效率
• 增強城市降低風險和確保合規監控的能力
• 大幅降低資料儲存、處理及其他方面的成本

本政策適用於舊金山市縣及其各部門和委員會運營的所有資訊資源、民選官員、員工、顧問、市政府資助的非營利組織以及代表舊金山市縣工作的供應商。以上列出的實體均須遵守本政策。

政策聲明

本政策建立了一個框架，以妥善管理全市的數據。各部門必須採用該框架，其中包括：

• 數據系統的持續現代化
• 資料系統及其內部資料的清單和分類
• 跨部門資料使用評估
• 非公開資料存取的注意事項
• 使數據可供公眾使用

政策要求

現代數據系統

加州政府法典第 7922.630 條定義的資料系統是良好資料管理的基礎。市政府應積極推動數據系統的現代化，尤其是在採購新系統或升級現有系統時。

如果部門沒有自己的標準，部門可以在評估或更新資料系統時利用資料系統指南。

該市的標準合約（例如 P-64X 系列）應進行更新，以更緊密地滿足上述指南。

數據系統和數據清單

管理資料首先要了解市政府控制的資料類型。為此，各部門必須：

• 依照首席資料長 (CDO) 設定的流程和模板，完成資料系統和資料清單的編制。此流程每年至少進行一次，結果將公開（請參閱資料集和系統清單）。
• 根據資料分類標準對所有資料系統和資料進行分類。

部門間數據

數據通常具有網路效應——使用數據的人越多，其價值就越大。為了方便跨部門存取數據，每當收到其他部門的數據請求時，都應進行三部分檢查：

1. 請求資料有正當的商業理由，例如支援公共服務、內部營運、法規遵循、報告、分析或決策；
2. 法規允許請求部門存取資料；
3. 請求部門可以遵守資料法規。

所有跨部門資料必須遵循COIT 元資料標準。此外，建議各部門在共享「包裹」或「地址」等公共欄位時遵循《資料規範指南》。儲存在技術部 (DT) 基礎架構上的跨部門資料受《資料保管和管理政策》的約束。在所有其他情況下，如有必要，應在資料共享諒解備忘錄（「MOU」）中明確所有權和保管權。

存取非公開數據

在管理和授予非公開資料的存取權限時，各部門必須遵循最佳實踐，以保護隱私並確保城市資料、資料集、副本資料集、派生資料集和系統的安全。為了最大限度地降低風險，各部門必須遵循：舊金山市和縣網路安全要求。

也建議各部門：

• 在評估風險時使用隱私或安全工具包，
• 遵守所有相關數據法規
• 撰寫諒解備忘錄，
• 避免建立資料集副本 - 而是盡可能授予對共用系統的直接存取權限。

開放資料

當資料可以免費存取、使用和共享時，才能發揮最大價值，同時兼顧安全、隱私和安全。開放資料意味著資料將發佈在舊金山市的開放資料入口網站（ https://data.sfgov.org/或後續網站）上。所有舊金山市政府部門必須遵循首席資料長 (CDO) 制定的優先順序框架和發布流程，並且首席資料長必須在資料發布後更新資料清單。所有開放資料的預設許可證均為公共領域貢獻許可證 (PDDL)，但可以有例外。

資料管理的演變

隨著科技的發展，數據管理政策也必須隨之改進。關於人工智慧，各部門必須遵守《行政法規》第22J章的規則和標準，以及涵蓋新興技術的未來政策。

角色和職責

首席數據長（CDO）

CDO 負責以下事項：

• 開發和監督創建、維護和發布年度資料系統和資料集清單的過程，包括資料分類；
• 開發流程和資源並支援發布符合全市政策和標準的開放和內部數據
• 與市檢察官和各部門的意見一起制定模板協議、支持指南以及跨部門或與外部合作夥伴的非公開數據和資訊共享協議的標準和及時審查流程；
• 與 CCISO 一起制定最低資料品質和保護標準；
• 定義部門將使用的資料架構建模標準和工具；
• 與資料協調員、管理員和保管員合作，制定策略規劃，並為資料發布提供支援和培訓；
• 透過整合和整合到統一的資料平台來領導和實施全市資料現代化，以促進資料管理政策的目標和城市的技術目標（與資訊長、技術部和各部門合作完成）。

市首席資訊安全官（CCISO）

CCISO 負責以下事項：

• 制定最低資料保護標準；
• 完成並發布年度開放資料計畫風險評估；
• 為各部門提供資料管理方面的建議。

數據協調員

部門數據協調員負責以下事項：

• 協調其部門內和每個 CDO 程序的年度資料系統和資料集清單流程，包括分類；
• 協調部門發布資料的優先順序；
• 根據 CDO 設定的程序和標準協調在開放資料入口網站上發布資料；
• 識別並記錄來自其部門的跨部門數據；以及
• 向 CDO 通報其部門內協調員或管理員的任何變更。

部門資訊安全官

部門資訊安全官或其代表負責以下事項：

• 收到跨部門資料請求時，應用三部分檢查進行評估；
• 對跨部門資料請求的資料存取做出最終決定。

資料管理員

部門資料管理員負責以下事項：

• 與部門數據協調員合作，根據庫存要求正確記錄他們負責的數據；
• 遵循資料分類標準中規定的要求，並正確記錄清單中的資料分類；
• 提供共享資料集的適當文檔，以支援負責任地使用所有資料（包括非結構化文檔）的資料和元數據，並準確記錄和維護。

資料保管人

部門資料保管員負責以下事項：

• 與資料協調員和資料管理員合作，提供適當的文件來支援資料系統清單；
• 與資料管理員和資料協調員合作，根據需要支援透過本政策中引用的發布流程提供資料的努力；以及
• 充分支援其部門的資料管理員、資料協調員和資訊安全官員履行本政策和資料分類標準中的職責。

數據用戶

數據用戶負責以下事項：

• 透過閱讀或要求資料文件並應用分析了解資料的任何限制，負責任地使用開放資料或從部門獲得的資料；
• 遵守諒解備忘錄或其他協議中規定的任何使用限制（如適用）；
• 熟悉與其在工作中收集、存取、使用或維護的資料有關的聯邦、州和地方保密或隱私法律；並且
• 處理資料時遵守資料保留時間表和處置程序，並向資料管理員報告任何潛在問題或差異。

市政府部門

部門領導和專案管理負責以下事項：

• 確保處理非公開資料的工作人員接受充分培訓，並了解其在保護私人資訊方面的職責，包括資料管理員、資料保管人和資料用戶
• 真誠努力遵守跨部門數據標準；以及
• 對於擁有跨部門資料或資料標準候選人，努力在資源允許的情況下並根據對企業的價值優先順序滿足對跨部門資料和資料標準管理的期望。

城市首席資訊長（CIO）

首席資訊長和技術部負責以下事項：

• 為部門領導和專案人員提供技術建議，以支援和建立跨部門數據和數據標準；
• 發布和推廣如何最好地實施管理跨部門資料和資料標準的要求的標準和模式；
• 推動中央採購策略，以增加現代技術系統的採用，如現代數據系統和
• 與 CDO 合作，透過整合和整合到統一的數據平台，支援全市數據現代化，以實現數據管理政策的目標和城市的技術目標。

城市服務審計員（CSA）

CSA 負責以下事項：

• 根據需要審核此政策的合規性

合約管理辦公室（OCA）

亞奧理事會負責以下事項：

• 探索更新軟體即服務 (SAAS) 合約中的語言，以包含與現代資料系統相關的更強有力的語言

政策權威

本政策依據《舊金山行政法規》發布，包括但不限於：

• 第 22A 章（資訊與通訊科技）規定，
  • “考慮到成本以及各部門之間以盡可能及時和有用的形式傳輸信息的需要，需要製定統一的政策和協調的系統來使用和獲取 ICT 技術”，並且，
  • COIT「應審查並批准有關…ICT 標準、政策和程序的建議，以確保城市 ICT 的成功開發、運作、維護和支援。
• 第 22D 章（開放資料政策）要求首席資料長 (CDO) 起草開放資料政策規則並「協助建立城市內外的資料標準」。

例外

本政策不優先於任何地方、州或聯邦法規，例如《舊金山城市憲章》、《行政法規》、《健康保險流通與責任法案》（“HIPAA”）、刑事司法資訊服務政策（“CJIS”）、無家可歸者管理資訊系統（“HMIS”）資料和技術標準、陽光條例、資料保留等。此外，本政策不適用於州或聯邦政府或其他市政或地區管轄區向該市提供的數據。

政策有效性指標

為了確保本資料管理政策的持續有效性並推動持續改進，首席資料長辦公室將發布以下指標：

庫存指標

• 完成率：在年度截止日期前提交完整且最新的資料系統和資料集清單的部門百分比。
  • 目標：100%合規。

跨部門指標

• 參與率：跨部門或全市共享資料的部門百分比
  • 目標：75%

開放資料指標

• 發布率：在開放資料入口網站上發布資料的部門百分比。
  • 目標：100%合規。

定義

數據系統

又稱企業記錄系統，定義見加州政府法典§7922.630

數據集

資料集是指用於提供公共服務，或用於支援內部營運、法規遵循、報告、分析或決策的結構化或非結構化數位資訊集合。就本清單而言，資料集必須滿足以下條件：

• 官方權威。被公認為其目的的真相來源。
• 生產級。用於最終的下游應用程序，而不是僅在處理或開發期間使用的臨時、中間或原始資料表。

這包括結構化資料（例如資料庫、電子表格、數位地圖和 CAD 檔案）和選定的非結構化資料（例如內部知識庫、SOP、照片、音訊、視訊、PDF 或掃描文件）。

資料集副本

資料集副本（或複製品）是資料集的副本，其功能與資料集相同，但不作為官方和權威的真實來源。它通常被稱為：快照、克隆、鏡像或備份。

派生資料集

派生資料集是透過組合一個或多個來源資料集或副本資料集來建立新資產的資料集。如果派生資料集是官方、權威且生產層級的，則可以將其視為由來源資料集擁有者共同管理的新資料集。

跨部門數據

跨部門資料是滿足兩部分定義的資料集：

• 流程依賴。至少一個部門依賴另一個部門的數據來進行工作。這包括（但不限於）依賴方自行收集資料成本高昂、冗餘或效率低下的情況。
• 權威來源。數據本身就是權威來源。權威來源可以編纂成法典，例如聯邦、州或地方法律，或透過行政政策或實務。

非公開數據

任何未使用 COIT 資料分類標準歸類為 1 級（公共）的資料集。

開放資料

開放資料意味著資料集或副本資料集是：

• 免費下載、使用和分享
• 整個互聯網上都可以發現和訪問
• 發布是為了盡量縮短資料創建和傳播之間的時間
• 記錄
• 根據允許重複使用、重新分發和與其他資料集混合的條款提供
• 以機器可讀且可透過 API 存取的開放格式提供