TRANG THÔNG TIN

Tìm hiểu những điều cơ bản về yêu cầu lao động cho doanh nghiệp

Có nhiều luật bảo vệ người lao động và người có khả năng được tuyển dụng. Chúng yêu cầu bạn phải đối xử công bằng với người lao động, cung cấp cho họ các phúc lợi và nơi làm việc an toàn, và đóng góp vào bảo hiểm thất nghiệp của California.

Xin Mã số Nhận dạng Nhà tuyển dụng Liên bang trước khi tuyển dụng nhân viên đầu tiên. Mã số này cần thiết để báo cáo và nộp thuế lao động.

Đăng ký trực tuyến miễn phí để xin EIN. Tìm hiểu thêm về việc đăng ký EIN.

Thực hiện theo luật lao động của San Francisco

Xem xét luật lao động địa phương trước khi thuê.

Có những luật về quy trình tuyển dụng, trong quá trình làm việc, cùng với việc sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.

Xác nhận xem người lao động là nhân viên hay nhà thầu độc lập

Có những quy tắc khác nhau dành cho nhân viên so với nhà thầu độc lập. Những khác biệt bao gồm thuế tiền lương, mức lương tối thiểu, giờ làm thêm, v.v. 

Nếu bạn không chắc chắn liệu ai đó nên được thuê làm nhân viên hay nhà thầu độc lập, bạn có thể sử dụng "bài kiểm tra" này để được hỗ trợ.

Một số câu hỏi bị cấm

Trong quá trình tuyển dụng, việc hỏi về tuổi tác, khuynh hướng tình dục, tình trạng hôn nhân, tôn giáo hoặc chủng tộc của ứng viên là vi phạm pháp luật.

Bạn chỉ có thể hỏi về khuyết tật về thể chất, cảm xúc hoặc tinh thần nếu ứng viên cần sự hỗ trợ đặc biệt để thực hiện một công việc cụ thể. 

Bộ Lao động Hoa Kỳ và Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng giải thích các quy tắc này chi tiết hơn.

Thiết lập hệ thống bảng lương để khấu trừ thuế

IRS yêu cầu bạn phải lưu giữ hồ sơ thuế lao động trong ít nhất bốn năm.

Thuế thu nhập liên bang bị khấu trừ

Mỗi nhân viên phải cung cấp cho chủ lao động mẫu miễn trừ khấu trừ W-4 đã ký để chủ lao động có thể khấu trừ đúng số tiền từ tiền lương của họ.

Trên mẫu đơn W-4, nhân viên sẽ cho bạn biết số khoản trợ cấp mà họ yêu cầu cho mục đích thuế.

Bạn nên yêu cầu nhân viên điền mẫu W-4 mới mỗi năm nếu họ muốn thay đổi khoản trợ cấp của mình.

Để biết thông tin cụ thể hơn, hãy đọc Hướng dẫn thuế của IRS dành cho người sử dụng lao động .

Xác minh tính đủ điều kiện của nhân viên

Luật liên bang yêu cầu người sử dụng lao động phải xác minh tư cách làm việc của nhân viên tại Hoa Kỳ:

  • Trong vòng ba ngày kể từ ngày tuyển dụng, hãy hoàn thành Mẫu I-9, xác minh tư cách làm việc , để xác nhận quyền công dân hoặc tư cách làm việc tại Hoa Kỳ của nhân viên
  • Lưu giữ mẫu I-9 của mỗi nhân viên trong hồ sơ ba năm. Thời hạn này bắt đầu từ ngày tuyển dụng hoặc một năm sau ngày nhân viên đó thôi việc, tùy theo thời điểm nào muộn hơn.

Bạn có thể xác minh tư cách làm việc bằng cách sử dụng thông tin I-9 tại E-Verify . 

Thiết lập chế độ phúc lợi cho nhân viên

Nếu doanh nghiệp của bạn đã thiết lập các chương trình phúc lợi cho nhân viên như bảo hiểm y tế hoặc chương trình 401(k), bạn sẽ cần có quy trình đăng ký để nhân viên có thể ghi danh, nêu tên người phụ thuộc và chọn các tùy chọn.

Nếu bạn có ít nhất một nhân viên và chưa cung cấp chương trình hưu trí tại nơi làm việc, bạn phải đăng ký CalSavers .

Cung cấp bảo hiểm bồi thường cho người lao động

Tại California, nếu bạn có nhân viên, bạn phải có bảo hiểm bồi thường lao động. Đây là loại bảo hiểm nhằm bảo vệ người lao động có thể bị thương tích khi làm việc.

Nếu nhân viên của bạn bị thương hoặc bị bệnh vì công việc, bạn phải trả tiền trợ cấp bồi thường cho người lao động.

Bảo hiểm bồi thường cho người lao động cung cấp sáu lợi ích cơ bản:

  • Chăm sóc y tế
  • Trợ cấp tàn tật tạm thời
  • Trợ cấp tàn tật vĩnh viễn
  • Trợ cấp thay đổi công việc bổ sung hoặc phục hồi chức năng nghề nghiệp
  • Tiền trợ cấp tử vong. 

Bạn có thể mua bảo hiểm bồi thường lao động ở California thông qua một công ty môi giới hoặc trực tiếp từ công ty bảo hiểm.

LƯU Ý: Nếu bạn là thợ lợp mái và không có nhân viên, bạn vẫn phải có bảo hiểm bồi thường lao động . 

Tìm hiểu thêm về các yêu cầu bảo hiểm bồi thường cho người lao động tại Sở Quan hệ Lao động CA. 

Đăng ký với nhà nước

Khi bạn có bất kỳ nhân viên nào, bạn phải trả thuế bảo hiểm thất nghiệp của California.

Đầu tiên, hãy đăng ký với Sở Quan hệ Lao động CA.

Sau đó, khi đến thời điểm nộp thuế, khoản thanh toán của bạn sẽ được chuyển vào quỹ bồi thường thất nghiệp của tiểu bang, nơi cung cấp cứu trợ ngắn hạn cho những người lao động mất việc làm. 

Thuế bảo hiểm thất nghiệp (UI) được trả bởi mọi chủ lao động ở California.

Biểu thuế UI và số tiền lương chịu thuế được cập nhật hàng năm. 

Trừ tiền bảo hiểm tàn tật tạm thời

Theo luật, người sử dụng lao động phải khấu trừ và nộp các khoản đóng góp Bảo hiểm Khuyết tật Nhà nước (SDI) và thông báo cho nhân viên của mình về các quyền lợi SDI.

Để thông báo cho nhân viên, bạn phải cung cấp cho họ các ấn phẩm được liệt kê dưới đây. Bạn có thể tìm thấy các ấn phẩm này thông qua Sở Phát triển Việc làm California . 

Áp dụng các biện pháp an toàn tại nơi làm việc

Hầu hết mọi nhà tuyển dụng đều phải tuân thủ các yêu cầu của Đạo luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA).

Điều này có nghĩa là cung cấp một nơi làm việc không có nguy hiểm, đào tạo nhân viên làm việc an toàn, thông báo cho cơ quan quản lý chính phủ về các tai nạn nghiêm trọng tại nơi làm việc và lưu giữ hồ sơ an toàn chi tiết.

Đăng thông báo bắt buộc

Người sử dụng lao động phải dán một số áp phích tại nơi làm việc để thông báo cho nhân viên về cả quyền lợi và trách nhiệm của người sử dụng lao động theo luật lao động. Người sử dụng lao động ở California phải dán tất cả các áp phích bắt buộc của tiểu bang và liên bang, nhưng San Francisco có một số thông báo bổ sung phải được dán. 

Áp phích bắt buộc của thành phố

Áp phích bắt buộc của tiểu bang và liên bang

Nộp thuế của bạn

Hàng năm, người sử dụng lao động phải báo cáo số tiền lương đã trả và số thuế đã khấu trừ của mỗi nhân viên trên bảng lương và thuế liên bang.

Báo cáo này được nộp bằng Mẫu W-2, bảng kê khai tiền lương và thuế mà người sử dụng lao động phải điền cho mỗi nhân viên. 

Đến ngày cuối cùng của tháng 2, người sử dụng lao động phải gửi Bản sao A của mẫu W-2 của nhân viên tới Cục An sinh Xã hội để báo cáo tiền lương và thuế của nhân viên trong năm dương lịch trước đó.

Ngoài ra, người sử dụng lao động phải gửi bản sao mẫu W-2 cho nhân viên của mình trước ngày 31 tháng 1 của năm sau thời kỳ báo cáo.

Tìm hiểu thêm thông tin về việc khai thuế.

Tài nguyên nổi bật

Thuê nhân viên đầu tiên của bạn

Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ (SBA) giải thích cách bắt đầu quy trình tuyển dụng và đảm bảo bạn tuân thủ các quy định quan trọng của liên bang và tiểu bang.

Không

Nolo, trước đây gọi là Nolo Press, là một nhà xuất bản ở Bay Area chuyên xuất bản sách và phần mềm pháp lý tự làm giúp mọi người giảm nhu cầu thuê luật sư cho các vấn đề pháp lý đơn giản.

Tuyển dụng nhân viên đầu tiên của bạn: 13 điều bạn phải làm

Danh sách việc cần làm dành cho các nhà tuyển dụng mới do Nolo, một nhà xuất bản tư vấn pháp lý có trụ sở tại Berkeley, biên soạn.

Tín dụng thuế và ưu đãi

Một số nhà tuyển dụng có thể đủ điều kiện nhận hàng nghìn đô la tiền tín dụng thuế và ưu đãi của địa phương, tiểu bang và liên bang dựa trên việc tuyển dụng và các chi phí kinh doanh khác. 

Hỗ trợ ứng phó khi bị sa thải

Văn phòng Phát triển Kinh tế và Lực lượng lao động có thể cung cấp các dịch vụ thông qua Chương trình Phản ứng Nhanh giúp bạn dễ dàng chuyển đổi lực lượng lao động khi không thể tránh được sự kiện cắt giảm biên chế. Nhân viên sẽ tiến hành định hướng tại chỗ hoặc trực tuyến và thông báo cho nhân viên của bạn về các nguồn lực và dịch vụ có thể hỗ trợ họ nộp đơn xin trợ cấp thất nghiệp, tiếp cận dịch vụ hướng dẫn nghề nghiệp và các lựa chọn chăm sóc sức khỏe.