Capítulo 21 Conceptos básicos de contratación de proveedores

¿Quién es OCA?

La Oficina de Administración de Contratos de la Ciudad (OCA) supervisa la administración de las contrataciones del Capítulo 21, que se describe con más detalle a continuación.

¿Qué es el Capítulo 21 de contratación?

Al igual que otras organizaciones gubernamentales, la Ciudad tiene muchas leyes que debe cumplir cuando desea comprar bienes y servicios. Estas leyes se establecieron para garantizar que la Ciudad gaste su dinero de manera justa y transparente. Una de estas leyes se conoce como "Capítulo 21" (llamado así por su número de capítulo en el Código Administrativo de la Ciudad). El Capítulo 21 detalla el proceso que la Ciudad debe seguir al comprar:

• Productos básicos (desde material de oficina hasta equipos de protección)
• Servicios generales (servicios de limpieza, trabajo de laboratorio, etc.)
• Servicios profesionales (interpretación, consultoría, etc.)
• Arrendamiento de equipos, licencias y soporte de software y contenidos en línea.

Podrás conocer más sobre lo que significa cada tipo de compra aquí .

¿Qué transacciones no se consideran contratos del Capítulo 21?

Las transacciones que no caen bajo el Capítulo 21 de contratación son aquellas que caen bajo el Capítulo 6 (Construcción), Capítulo 23 (Contratos de propiedad) y Capítulo 21G (Acuerdos de subvención) del Código Administrativo de San Francisco, así como las transacciones que no cumplen con la definición de contrato bajo ninguna otra sección del Código Administrativo, como cuotas de membresía, tarifas de conferencias, tarifas regulatorias, tarifas de licencias gubernamentales, tarifas de parques y puentes federales, estatales o regionales, tarifas de solicitud, multas, impuestos, sellos o buzones comprados al Servicio Postal de los Estados Unidos y otras transacciones de naturaleza similar.

¿Cómo compra la Ciudad productos y servicios bajo el Capítulo 21?

Materias primas y servicios generales: 

La OCA es responsable de la compra de bienes y servicios generales en nombre de los departamentos municipales. Existen algunas excepciones a esta regla. Por ejemplo, según las Secciones 21.04, 21A y 21.42 del Código Administrativo, algunos departamentos municipales tienen la facultad de comprar ciertos bienes y servicios sin la aprobación de la OCA. Estas transacciones deben cumplir con todas las leyes y programas municipales. 

Antes de realizar compras de productos básicos y servicios generales, independientemente de su monto, los departamentos deben determinar si lo que necesitan puede adquirirse mediante un contrato municipal vigente, establecido por la OCA para su uso por los departamentos municipales. De ser así, deben utilizar dicho contrato. Si no pueden adquirir lo que necesitan mediante uno de los contratos municipales de la OCA, los departamentos municipales pueden proceder a adquirir el producto o servicio general por otros medios. 

En general, los departamentos pueden comprar bienes y servicios generales por un valor igual o inferior a $20,000 por su cuenta tras solicitar al menos tres cotizaciones. Sin embargo, si el valor de la transacción supera los $20,000, deben comunicarse con la OCA para que esta pueda presentar formalmente su solicitud.

Servicios profesionales:

Si bien la OCA es responsable de comprar productos básicos y servicios generales en nombre de los departamentos de la Ciudad, los servicios profesionales pueden ser adquiridos por los departamentos de la Ciudad por su cuenta (aunque deben hacerlo con la aprobación final de la OCA).

¿Cuándo realiza la Ciudad las solicitaciones?

Para la compra de bienes y servicios por un monto superior a $20,000, la Ciudad debe realizar una licitación pública. Las licitaciones públicas pueden adoptar diversas formas. Las tres más comunes son:

• Oferta baja/Invitación a presentar ofertas (IFB)
• Solicitud de propuesta (RFP)
• Solicitud de calificación (RFQ)

Para saber cómo puede hacer negocios con la Ciudad, encontrar oportunidades de licitación y otra información relacionada con ser un proveedor de la Ciudad, haga clic aquí .

¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y un contrato plurianual y cómo decide la Ciudad cuál utilizar?

La ciudad generalmente emite una orden de compra (OC) para compras únicas y no recurrentes con una duración de un año o menos. Por otro lado, un contrato de varios años generalmente es adecuado para compras recurrentes. Esto se debe a que suele ser más eficiente y rentable para la ciudad incluir transacciones recurrentes en un contrato de varios años que comprarlas una por una.

Si bien los bienes y servicios generales pueden adquirirse mediante una orden de compra o un contrato, los servicios profesionales, el software y el contenido en línea solo pueden adquirirse mediante un contrato, independientemente del importe estipulado. Esto se debe a que la compra de servicios profesionales, licencias de software o contenido en línea puede ser más riesgosa para el Ayuntamiento que la compra de bienes y servicios generales. Por lo tanto, el Ayuntamiento debe prestar especial atención a los términos y condiciones contractuales para dichas transacciones.

Solo para compras de tecnología, los departamentos de la Ciudad también tienen dos opciones adicionales:

• Mercado Tecnológico: El Mercado Tecnológico de la Ciudad está compuesto por más de 50 proveedores con los que OCA ha negociado contratos plurianuales para la compra de bienes y servicios tecnológicos según sea necesario. Para utilizar el Mercado Tecnológico, los departamentos deben enviar primero una solicitud a OCA para su revisión y aprobación. Una vez aprobada, OCA emite una orden de compra al distribuidor del Mercado Tecnológico adjudicado. Al utilizar este proceso, los departamentos de la Ciudad no pueden firmar ningún acuerdo, pero deben cumplir con las condiciones de licencia, uso y soporte del fabricante. Todos los demás asuntos se rigen por el contrato entre el distribuidor del Mercado Tecnológico y la Ciudad. Obtenga más información sobre el Mercado Tecnológico de la Ciudad aquí .
• Acuerdos Empresariales a Nivel Municipal: Tanto la OCA como el Departamento de Tecnología (DT) de la Ciudad establecen acuerdos a nivel municipal para la adquisición de tecnologías específicas. A diferencia de los acuerdos del Mercado Tecnológico, que pueden utilizarse para una amplia gama de bienes y servicios, estos acuerdos tecnológicos y empresariales a nivel municipal son específicos para una tecnología o fabricante específico. Cada acuerdo (o conjunto de acuerdos) tiene sus propios requisitos específicos sobre cómo pueden utilizarlo los departamentos de la Ciudad.