Chính sách về công nghệ giám sát camera an ninh của Sở Quản lý Khẩn cấp

Ngày rà soát giám sát

Đánh giá COIT: Được đề xuất vào ngày 18/3/2021

Đánh giá của Hội đồng Giám sát: Được phê duyệt ngày 27/7/2021

Thành phố và Quận San Francisco coi trọng quyền riêng tư và việc bảo vệ các quyền dân sự và tự do dân sự của cư dân San Francisco. Theo yêu cầu của Bộ luật Hành chính San Francisco, Mục 19B, Chính sách Công nghệ Giám sát nhằm đảm bảo việc sử dụng có trách nhiệm Hệ thống Camera An ninh của Sở cũng như bất kỳ dữ liệu liên quan nào, và việc bảo vệ các quyền dân sự và tự do dân sự của cư dân Thành phố và Quận San Francisco.

MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI

Chính sách về công nghệ giám sát (“Chính sách”) quy định cách thức sử dụng Hệ thống camera an ninh (cố định hoặc di động) để hỗ trợ các hoạt động của bộ phận.

Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên thuộc bộ phận sử dụng, có kế hoạch sử dụng hoặc có kế hoạch bảo mật Hệ thống Camera An ninh, bao gồm nhân viên, nhà thầu và tình nguyện viên. Nhân viên, tư vấn viên, tình nguyện viên và nhà cung cấp khi làm việc thay mặt Thành phố với Bộ phận đều phải tuân thủ Chính sách này.

TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH

Các phòng ban thành phố sử dụng chính sách này sẽ giới hạn việc sử dụng Camera an ninh trong các trường hợp sử dụng được cho phép và các yêu cầu được liệt kê trong Chính sách này. Danh sách đầy đủ các phòng ban tham gia có trong Phụ lục A.

Mục đích sử dụng được cho phép:

1. Giám sát trực tiếp.
2. Ghi lại video và hình ảnh trong trường hợp xảy ra sự cố.
3. Xem lại đoạn phim camera.
4. Cung cấp đoạn video/hình ảnh cho cơ quan thực thi pháp luật hoặc các cá nhân có thẩm quyền khác sau khi xảy ra sự việc.

Các trường hợp sử dụng bị cấm bao gồm bất kỳ trường hợp sử dụng nào không được nêu trong phần Trường hợp sử dụng được cho phép.

Ngoài ra, việc xử lý dữ liệu cá nhân tiết lộ nguồn gốc chủng tộc hoặc dân tộc, quan điểm chính trị, tín ngưỡng tôn giáo hoặc triết học, tư cách thành viên công đoàn, giới tính, bản dạng giới, tình trạng khuyết tật, hoặc đời sống tình dục hoặc xu hướng tình dục của một cá nhân, và việc xử lý dữ liệu di truyền và/hoặc dữ liệu sinh trắc học nhằm mục đích nhận dạng duy nhất một cá nhân đều bị nghiêm cấm.

LÝ DO KINH DOANH

YÊU CẦU CHÍNH SÁCH

Chính sách này xác định các quy trình quản lý dữ liệu có trách nhiệm và các biện pháp bảo vệ có hiệu lực pháp lý mà Bộ yêu cầu để đảm bảo tính minh bạch, giám sát và trách nhiệm giải trình. Việc Bộ sử dụng công nghệ giám sát và thông tin được thu thập, lưu giữ, xử lý hoặc chia sẻ bởi công nghệ giám sát phải phù hợp với Chính sách này; phải tuân thủ tất cả các luật và quy định của Thành phố, Tiểu bang và Liên bang; và phải bảo vệ tất cả các đảm bảo Hiến pháp của tiểu bang và liên bang.

Thông số kỹ thuật: Phần mềm và/hoặc firmware được sử dụng để vận hành công nghệ giám sát phải được cập nhật và bảo trì thường xuyên.

Truy cập

Trước khi truy cập hoặc sử dụng dữ liệu, những người được ủy quyền sẽ được đào tạo về cách truy cập và vận hành hệ thống, cũng như được hướng dẫn về các trường hợp sử dụng được phép và bị cấm.

Quyền truy cập vào hình ảnh trực tiếp và đoạn phim đã ghi lại chỉ giới hạn cho các nhân viên An ninh và CNTT được đào tạo chuyên nghiệp. Đoạn phim đã ghi lại chỉ được truy cập khi có sự cố xảy ra.

Thông tin chi tiết về nhân viên phòng ban và quyền truy cập cụ thể có trong Phụ lục B.

Bảo mật dữ liệu

Bộ phận này phải bảo vệ thông tin nhận dạng cá nhân (PII) khỏi việc xử lý hoặc tiết lộ trái phép hoặc bất hợp pháp; truy cập, thao túng hoặc lạm dụng trái phép; và mất mát, phá hủy hoặc hư hỏng do tai nạn. Dữ liệu công nghệ giám sát được Bộ thu thập và lưu giữ phải được bảo vệ bằng các biện pháp bảo vệ phù hợp với cấp độ phân loại của dữ liệu đó theo định nghĩa của khung bảo mật 800-53 của Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia (NIST), hoặc các yêu cầu tương đương từ các khung an ninh mạng chính khác do Bộ lựa chọn.

Tối thiểu, các bộ phận phải áp dụng các biện pháp bảo vệ sau đây để bảo vệ thông tin công nghệ giám sát khỏi sự truy cập và kiểm soát trái phép, bao gồm cả việc lạm dụng:

• Mã hóa: Dữ liệu do Bộ lưu giữ sẽ được mã hóa. Dữ liệu thô chỉ được Bộ lưu giữ trong trường hợp được phép chia sẻ với cơ quan thực thi pháp luật hoặc công chúng.
• Kiểm toán: Bộ phận sẽ duy trì nhật ký truy cập dữ liệu cho tất cả dữ liệu camera an ninh được xử lý và sử dụng. Nhật ký này sẽ bao gồm nhưng không giới hạn ở các thông tin sau: ngày/giờ dữ liệu được thu thập ban đầu, lý do/mục đích sử dụng dữ liệu, bộ phận yêu cầu dữ liệu, ngày/giờ truy cập dữ liệu thô, kết quả xử lý dữ liệu, cũng như ngày dữ liệu đã xử lý được chuyển giao cho người dùng.

Chia sẻ dữ liệu

Đối với dữ liệu được chia sẻ nội bộ và bên ngoài, dữ liệu được chia sẻ không được người nhận truy cập, sử dụng hoặc xử lý theo cách không phù hợp với các trường hợp sử dụng được cho phép nêu trong Chính sách này. Bộ sẽ nỗ lực đảm bảo rằng các cơ quan hoặc bộ phận khác có thể nhận dữ liệu được thu thập bởi Hệ thống Camera An ninh của họ sẽ hành động phù hợp với Chính sách Công nghệ Giám sát này.

Bộ phận này phải đảm bảo các biện pháp bảo vệ hành chính, kỹ thuật và vật lý phù hợp được thực hiện trước khi chia sẻ dữ liệu với các bộ phận khác của CCSF, các cơ quan chính phủ bên ngoài và các nhà cung cấp hoặc đối tác bên thứ ba.

Mỗi phòng ban nào cho rằng cơ quan hoặc phòng ban khác nhận được hoặc có thể nhận được dữ liệu thu thập được từ việc sử dụng camera an ninh của mình nên tham khảo ý kiến ​​của luật sư phó thành phố được chỉ định về cách xử lý vấn đề này.

Trước khi chia sẻ dữ liệu với bất kỳ bên nhận nào, Bộ sẽ sử dụng quy trình sau đây để đảm bảo các biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp được thực hiện:

• Xác nhận mục đích chia sẻ dữ liệu phù hợp với sứ mệnh của bộ phận.
• Hãy xem xét các phương pháp thay thế khác ngoài việc chia sẻ dữ liệu có thể đạt được mục đích tương tự.
• Che giấu tên, làm mờ ảnh khuôn mặt và đảm bảo loại bỏ tất cả thông tin nhận dạng cá nhân theo đúng chính sách dữ liệu của bộ phận.
• Rà soát lại tất cả các biện pháp bảo vệ hiện có để đảm bảo việc chia sẻ dữ liệu không làm tăng nguy cơ ảnh hưởng đến quyền và tự do dân sự của người dân.
• Đánh giá xem những dữ liệu nào có thể được phép chia sẻ với công chúng nếu có yêu cầu được đưa ra theo Quy định về Minh bạch thông tin của thành phố San Francisco.
• Đảm bảo dữ liệu được chia sẻ một cách tiết kiệm chi phí và xuất ra ở định dạng sạch, có thể đọc được bằng máy tính.

Bộ phận này sẽ tuân thủ Đạo luật Hồ sơ Công cộng California, Sắc lệnh Minh bạch thông tin San Francisco, các yêu cầu của Hiến pháp liên bang và tiểu bang, cũng như các luật và quy tắc tố tụng dân sự liên bang và tiểu bang.

Sở có thể chia sẻ đoạn phim từ camera an ninh với các đơn vị sau:

A. Chia sẻ dữ liệu nội bộ:

Trong trường hợp xảy ra sự cố, hình ảnh từ camera an ninh có thể được phát trực tiếp hoặc chia sẻ bằng các phương thức khác cho các cơ quan sau:

• Trong phạm vi Phòng ban vận hành (xem Phụ lục A để biết danh sách các phòng ban thuộc phạm vi áp dụng chính sách này)
• Cảnh sát
• Luật sư thành phố
• Công tố viên quận
• Cảnh sát trưởng

Việc chia sẻ dữ liệu diễn ra với tần suất như sau:

1. Khi cần thiết.

B. Chia sẻ dữ liệu bên ngoài:

• Các sở cảnh sát địa phương khác

Việc chia sẻ dữ liệu diễn ra với tần suất như sau:

1. Khi cần thiết.

Lưu trữ dữ liệu

Bộ phận chỉ được phép lưu trữ và giữ lại dữ liệu PII thô trong thời gian cần thiết để thực hiện mục đích hợp pháp và được ủy quyền. Tiêu chuẩn lưu giữ dữ liệu của bộ phận phải phù hợp với cách bộ phận lập hồ sơ tài chính và phải nhất quán với bất kỳ phần nào có liên quan của Cơ quan Quản lý Khẩn cấp Liên bang (FEMA) hoặc Văn phòng Dịch vụ Khẩn cấp California (Cal OES).

Thời hạn lưu giữ dữ liệu và lý do của Bộ như sau:

• Dữ liệu camera an ninh sẽ được lưu trữ tối thiểu một (1) năm để nhân viên được ủy quyền có thể sử dụng cho mục đích vận hành và tham khảo nhanh chóng. Nếu dữ liệu liên quan đến một sự cố, dữ liệu có thể được lưu giữ lâu hơn thời gian lưu giữ tiêu chuẩn.
• Lý do: Thời gian lưu trữ này phù hợp với dung lượng lưu trữ hệ thống máy chủ hiện có và cho phép nhân viên an ninh có đủ thời gian để xem xét các đoạn phim liên quan đến các sự cố an ninh và/hoặc các yêu cầu cung cấp hồ sơ từ bên ngoài.

Xử lý dữ liệu

Sau khi kết thúc thời hạn lưu trữ dữ liệu, Bộ sẽ xử lý dữ liệu theo cách sau:

• Tự động ghi đè tất cả các tập tin hiện có khi thời gian lưu giữ dữ liệu tiêu chuẩn kết thúc. Quá trình này có thể bao gồm xóa/định dạng lại, xóa sạch, ghi đè dữ liệu hiện có hoặc khử từ.

Đào tạo

Để giảm thiểu khả năng công nghệ giám sát hoặc dữ liệu liên quan bị lạm dụng hoặc sử dụng trái với mục đích cho phép, tất cả những người cần truy cập phải được đào tạo về các chính sách và quy trình bảo mật dữ liệu.

• Huấn luyện an ninh mạng hàng năm (Liên kết Chính sách COIT)

SỰ TUÂN THỦ

Bộ phận này sẽ giám sát và thực thi việc tuân thủ Chính sách này theo biên bản ghi nhớ tương ứng của người lao động và thỏa thuận công đoàn tương ứng của họ.

Nếu một Sở bị cáo buộc vi phạm Quy định theo Chương 19B của Bộ luật Hành chính San Francisco, Sở đó phải đăng thông báo trên trang web của mình, mô tả chung về bất kỳ biện pháp khắc phục nào đã được thực hiện để giải quyết cáo buộc đó.

Phòng ban này phải tuân thủ các thủ tục thực thi, như đã nêu trong Mục 19B.8 của Bộ luật Hành chính San Francisco.

ĐỊNH NGHĨA

• Thông tin nhận dạng cá nhân: Thông tin có thể được sử dụng để phân biệt hoặc truy tìm danh tính của một cá nhân, dù chỉ riêng lẻ hay khi kết hợp với các thông tin cá nhân hoặc thông tin nhận dạng khác có liên quan hoặc có thể liên quan đến một cá nhân cụ thể.
• Tình huống khẩn cấp: Tình huống khẩn cấp liên quan đến nguy cơ tử vong hoặc thương tích nghiêm trọng sắp xảy ra đối với bất kỳ người nào, đòi hỏi phải sử dụng ngay lập tức công nghệ giám sát hoặc thông tin mà công nghệ đó cung cấp.

ỦY QUYỀN

Mục 19B.4 của Bộ luật Hành chính Thành phố quy định: "Chính sách của Hội đồng Giám sát là chỉ phê duyệt một sắc lệnh về Chính sách Công nghệ Giám sát nếu xác định rằng lợi ích mà sắc lệnh về Công nghệ Giám sát cho phép vượt trội hơn chi phí của nó, rằng sắc lệnh về Chính sách Công nghệ Giám sát sẽ bảo vệ các quyền tự do và quyền dân sự, và rằng việc sử dụng và triển khai Công nghệ Giám sát theo sắc lệnh sẽ không dựa trên các yếu tố phân biệt đối xử hoặc dựa trên quan điểm hoặc gây ra tác động không đồng đều đối với bất kỳ cộng đồng hoặc Nhóm được Bảo vệ nào."

Phụ lục A: Phản hồi cụ thể của từng phòng ban

1. Mô tả sản phẩm, bao gồm nhà cung cấp và địa điểm đặt thiết bị công nghệ.

Camera được lắp đặt tại tất cả các điểm ra/vào của Tòa nhà Trung tâm Truyền thông Khẩn cấp Liên hợp tại số 1011 đường Turk. Các điểm này bao gồm lối vào và đường lái xe đến bãi đậu xe ngầm, khu vực ban công phía đông của tòa nhà, dọc theo lối đi bộ phía tây của tòa nhà nằm trên đường Turk, và khu vực không gian bên cạnh trong vùng đệm bảo vệ liền kề với các cơ sở REC.

2. Các danh mục và chức danh cụ thể của những cá nhân được Bộ ủy quyền truy cập hoặc sử dụng thông tin đã thu thập.

• 8300 SFSD, Học viên
• 8304 hoặc 8504, Phó cảnh sát SFSD
• 8306 SFSD Phó cảnh sát trưởng cấp cao
• 8308 SFSD, Trung sĩ
• 1842 DEM, Quản lý cơ sở
• Quản trị viên CNTT 1093 DEM

Việc truy cập vào hệ thống được thực hiện thông qua các máy trạm PC được chỉ định với phần mềm khách hàng độc quyền của nhà sản xuất tương ứng. Phần mềm yêu cầu ID người dùng và thông tin đăng nhập/mật khẩu được chỉ định trước khi truy cập video. Quyền xuất video được cung cấp trong cài đặt tài khoản cá nhân.

3. Bộ sẽ thiết lập những thủ tục nào để người dân có thể đăng ký khiếu nại hoặc bày tỏ lo ngại, hoặc gửi câu hỏi về việc triển khai hoặc sử dụng một công nghệ giám sát cụ thể, và Bộ sẽ đảm bảo như thế nào để giải đáp kịp thời mọi câu hỏi và khiếu nại?

DEM có chức năng Quản lý Hồ sơ cho phép công chúng yêu cầu truy cập vào camera, hoặc đăng ký khiếu nại hoặc lo ngại. Bộ phận đối ngoại của DEM xử lý các câu hỏi hoặc mối quan ngại của công chúng, bao gồm cả các Yêu cầu Minh bạch thông tin.

4. Thông tin chi tiết về nơi dữ liệu sẽ được lưu trữ (cục bộ, DT, SaaS, lưu trữ đám mây), bao gồm tên nhà cung cấp và thời gian lưu giữ.

Hiện tại có tổng cộng 28 camera, hầu hết là camera lấy nét cố định và 6 camera xoay nghiêng thu phóng (PTZ). Video được ghi lại trên hai máy chủ video đặt tại chỗ, chuyển đổi video analog sang định dạng tệp kỹ thuật số bằng phần mềm quản lý video của Exacqvision.

5. Có cần trích dẫn lệnh triệu tập trước khi chia sẻ thông tin với cơ quan thực thi pháp luật không?

• KHÔNG